Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Unsere vollständigen Unternehmensinformationen finden Sie in unserem Impressum.

2. Allgemeine Hinweise

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn Sie unsere Website besuchen oder unsere Leistungen in Anspruch nehmen. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen. Wir verarbeiten Ihre Daten gemäß der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

3. Datenverarbeitung auf unserer Website

3.1 Website-Betrieb und Hosting

• Zweck: Bereitstellung und Betrieb unserer Website
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an funktionsfähiger Website)
• Verarbeitete Daten: IP-Adresse, Browserinformationen, Zugriffsdaten
• Empfänger: Vercel Inc., USA (Hosting/CDN)
• Drittlandübermittlung: USA (EU-Standardvertragsklauseln bzw. EU-US Data Privacy Framework)
• Speicherdauer: 30 Tage (Protokolldaten)

3.2 Kontaktformular

• Zweck: Bearbeitung von Kundenanfragen und Vertragsanbahnung
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)
• Verarbeitete Daten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Nachrichteninhalt
• Empfänger: Interne Kundenverwaltungssysteme, E-Mail-Infrastruktur
• Speicherdauer: 3 Jahre nach Bearbeitung der Anfrage

3.3 Online-Terminbuchung

• Zweck: Terminplanung und Kundenterminverwaltung
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
• Verarbeitete Daten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Terminpräferenzen
• Empfänger: Vorenza-Kundenportal (Rechenzentrum in Deutschland); für Terminbestätigungen und -erinnerungen per SMS: Message Mobile GmbH („gtx messaging“), Lüneburg
• Speicherdauer: Bis zur manuellen Löschung oder Vertragsende

3.4 Cookies und Tracking

Unsere Website verwendet Cookies zur Verbesserung der Nutzererfahrung und für Analysezwecke. Sie können Ihre Einstellungen jederzeit über unser Cookie-Banner verwalten (Link „Cookie-Einstellungen" in der Fußzeile). Ihre Entscheidung speichern wir 12 Monate lang lokal in Ihrem Browser (Local Storage, Eintrag „vorenza-consent"); dabei werden keine Daten an uns oder Dritte übermittelt. Analyse-Dienste werden erst nach Ihrer Zustimmung geladen.

Kategorien:

• Notwendige Cookies: Grundfunktionen der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Analyse-Cookies: Website-Optimierung, nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
• Marketing-Cookies: Personalisierte Inhalte, nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Drittlandübermittlung: Bei Analyse- und Marketing-Cookies erfolgen Übermittlungen in die USA, abgesichert durch das EU-US Data Privacy Framework.

4. Web-Analyse und Marketing (nur mit Einwilligung)

4.1 Website-Analyse

• Zweck: Analyse der Website-Nutzung zur Verbesserung unseres Angebots
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung über Cookie-Banner)
• Anbieter: Google Ireland Limited, Dublin (Google Analytics 4)
• Verarbeitete Daten: IP-Adresse (anonymisiert), Nutzungsverhalten, Geräteinformationen
• Speicherdauer: 26 Monate
• Drittlandübermittlung: USA (EU-US Data Privacy Framework)
• Widerruf: Jederzeit über Cookie-Einstellungen möglich

4.2 Social Media Integration

• Zweck: Verlinkung zu unseren Social-Media-Profilen
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) oder Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
• Anbieter: Meta Platforms Inc. (Facebook, Instagram), USA
• Drittlandübermittlung: USA (EU-US Data Privacy Framework)
• Besonderheiten: Datenübertragung erfolgt nur bei aktiver Nutzung der Verlinkungen

5. E-Mail-Marketing

• Zweck: Newsletter und Informationen zu unseren Dienstleistungen
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
• Verarbeitete Daten: E-Mail-Adresse, Name, Anmeldedatum
• Empfänger: Interne E-Mail-Marketing-Systeme
• Double-Opt-In: Jede Anmeldung wird durch Bestätigungs-E-Mail verifiziert
• Speicherdauer: Bis zum Widerruf der Einwilligung
• Widerruf: Jederzeit über Abmelde-Link oder E-Mail an kontakt@vorenza.de

6. Geschäftsabwicklung

6.1 Kundenverwaltung

• Zweck: Verwaltung von Kundenbeziehungen, Projektbearbeitung, Rechnungsstellung
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) oder Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten)
• Verarbeitete Daten: Kontaktdaten, Projektinformationen, Kommunikationsverlauf, Vertragsdaten
• Empfänger: Interne Geschäftssysteme, Buchhaltungssoftware
• Speicherdauer: 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungsfristen nach HGB/AO)

6.2 Zahlungsabwicklung

• Zweck: Abwicklung von Zahlungen
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
• Zahlungsweg: Zahlung per Rechnung und Banküberweisung; Abwicklung über deutsche Kreditinstitute

Die Verarbeitung der Zahlungsdaten erfolgt bei den beteiligten Kreditinstituten. Wir erhalten nur Informationen über den Zahlungsstatus.

7. Externe Dienstleister und Auftragsverarbeitung

Wir arbeiten mit vertrauenswürdigen Dienstleistern in folgenden Bereichen zusammen:

• Hosting der Website: Vercel Inc., USA (EU-Standardvertragsklauseln bzw. EU-US Data Privacy Framework)
• Kundenportal (Anfragen, Termine, Kundenliste): Rechenzentrum in Deutschland
• SMS-Versand: Message Mobile GmbH („gtx messaging“), Lüneburg
• E-Mail-Services: EU-gehostete Systeme
• Buchhaltungssoftware: Deutsche Anbieter
• Analyse: Google Ireland Limited – EU/USA (mit angemessenen Schutzmaßnahmen)

Alle externen Dienstleister sind durch Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen verpflichtet.

8. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Information über gespeicherte Daten
• Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Korrektur unrichtiger Daten
• Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Löschung Ihrer Daten unter bestimmten Voraussetzungen
• Einschränkungsrecht (Art. 18 DSGVO): Beschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Übertragung Ihrer Daten in strukturiertem Format
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Widerspruch gegen die Verarbeitung
• Widerrufsrecht (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Widerruf erteilter Einwilligungen

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter: kontakt@vorenza.de

9. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen:

• SSL-/TLS-Verschlüsselung der Website
• Sichere Datenübertragung und -speicherung
• Regelmäßige Sicherheitsupdates
• Zugangskontrollen und Berechtigungsmanagement
• Mitarbeiterschulungen zum Datenschutz

10. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163
65021 Wiesbaden
https://datenschutz.hessen.de

11. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen der Rechtslage oder unserer Datenverarbeitung anzupassen. Die aktuelle Version ist stets auf unserer Website verfügbar.